Definir e implementar las políticas de seguridad y privacidad de la información que dan las pautas y rigen para la gestión, el uso adecuado y la seguridad de la información de los sistemas informáticos y en general, sobre el ambiente tecnológico de Ideas Software, para su interiorización, aplicación y verificación permanente.

Esta Política de seguridad y privacidad de la Información, será aplicada por Ideas Software, con base en los parámetros establecidos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, actualización, supresión, procesamiento, intercambio, transferencia y/o transmisión de datos personales de los Titulares de la Información con los cuales tiene, ha tenido y/o tendrá relaciones comerciales.

La misma es de obligatorio cumplimiento para la Organización, así como respecto de quienes otorguen su consentimiento para que Ideas Software, por sí mismo o por interpuesta persona, realice el Tratamiento de la Información obtenida en forma responsable, honesta y transparente.

La presente política de seguridad y privacidad de la información se encuentra estructurada con base en lo establecido en la Constitución Política de Colombia artículos 15 y 20 en relación con los Derechos Fundamentales a la Información y Habeas Data; la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y el Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013, las Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, así como las demás normas concordantes que a la fecha se expidan en materia de Datos Personales en Colombia.

Para efectos de la ejecución de la presente política de seguridad y privacidad de la información y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Ideas Software con la presente establece, reconoce, vela y garantiza disponer de los medios, mecanismos y/o elementos necesarios para la protección de los datos personales de aquellas personas con las cuales sostiene sus relaciones comerciales, bien sea a título de Clientes, Proveedores, Trabajadores, Usuarios y del público en general, dentro del marco de las actividades que realice en desarrollo de su actividad comercial. Ideas Software solicitará a los titulares de la información su autorización previa, expresa, inequívoca y debidamente informada, para el tratamiento de la información de la cual son titulares, así como atender en debida forma, los requerimientos y solicitudes realizados en cuanto a Datos Personales se refiere.

Ideas Software podrá hacer uso de los datos personales para:

• A. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
• B. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
• C. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
• D. Evaluar la calidad del servicio.
• E. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
• F. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Ideas Software y/o por terceras personas.
• G. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
• H. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
• I. Registrar la información de empleados en las bases de datos de Ideas Software.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, Ideas Software no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (1) exista autorización expresa para hacerlo; (2) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (3) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (4) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (5) que sea requerido o permitido por la ley.

Ideas Software podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, Ideas Software advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

• A. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento estén expresamente prohibidos o no hayan sido autorizados.
• B. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
• C. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• F. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Solicitar al Titular la autorización informándole de manera clara y expresa lo siguiente:

• A. Finalidad del tratamiento de la información.
• B. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales.
• C. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
• D. Los derechos que le asisten como Titular.
• E. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
• F. Conservar prueba de la autorización y/o documentos correspondientes.
• G. Entregar cuando el Titular lo solicite, los documentos que sustentan el Tratamiento de la Información.
• H. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en el que Ideas Software no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de privacidad de la información y tratamiento de datos personales, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Titular del dato personal o quien ejerza su representación, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo mediante escrito motivado dirigido al correo electrónico soporte@ideasw.com de acuerdo con lo siguiente:

• A.Solicitud mediante escrito motivado dirigido a Ideas Software, debidamente identificado en su calidad de Titular, con la descripción de los hechos que dan lugar a su solicitud y/o reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
  Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• B. Una vez recibida la reclamación en debida forma, dentro de los dos (2) días hábiles siguiente se incluirá en la base de datos un estado que diga “EN PROCESO” y el motivo del mismo, manteniéndose el estado hasta que el procedimiento de reclamación sea decidido.
• C. Ideas Software deberá atender el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que se recibió la solicitud y/o reclamo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud es la corrección, modificación, actualización o aclaración de la información contenida en nuestras bases de datos, procederemos a realizar el correspondiente registro notificándole la información de conformidad con los datos suministrados por el Titular de la Información.

Si su solicitud es la Supresión de los datos contenidos en las bases de datos, dentro de los ocho (8) días siguientes a la decisión de su solicitud, se detendrá el Tratamiento de la información, y procederemos a eliminar en forma permanente la información hasta el momento en que se proceda a tener una nueva relación y autorización previa.

La presente política de tratamiento de datos personales y de la información rige a partir de su publicación. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: http://www.ideasw.com/web/